Dans le cadre de l’organisation d’une réunion de groupe en présentiel ou par visioconférence, il est très souvent difficile de s’accorder sur une période (date et heure) qui conviennent à tous. D’autre part, il est peut être difficile d’inviter des volontaires à participer à une réunion que vous souhaitez organiser.
Pour faire face de manière efficace à ces préoccupations, vous pouvez vous tourner vers l’outil numérique Doodle qui est très pratique pour la gestion de ce type de situations. Bien qu’il existe des plans premium payants, il est possible de l’utiliser gratuitement. On vous montre comment dans cet article.
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Plan de l'article
Découvrez la procédure étape par étape de Création d’un doodle gratuit
Paramètres généraux
La création d’un sondage en ligne sur Doodle est une action assez facile qui ne nécessite pas une inscription préalable sur le site. Vous devez vous rendre sur la page d’accueil de Doodle à l’adresse https://doodle.com/fr et ensuite de cliquer sur l’onglet « Planifier un événement ».
Par la suite indiquez le titre de votre évènement, le lieu, la description, votre nom ainsi que votre adresse email. Une fois le remplissage terminé pour cette première partie (qui est la partie « Général », il faut maintenant cliquer sur le bouton « Continuer » pour poursuivre la procédure et finaliser la création de votre doodle.
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Paramètres personnalisés
Vous serez ensuite redirigé vers une nouvelle page « Plages horaires » où il faudra sélectionner les jours et heures adéquates pour votre évènement dans le calendrier disponible. Cette étape est importante dans la création de votre doodle gratuit. Vous pourrez ainsi choisir des dates et des heures de façon illimitée sur le site.
Pour ajouter d’autres informations en vue de compléter votre sondage, vous devez cliquer sur l’onglet « Paramètres » et choisir les options de sondage en ligne qui correspondent à votre réunion. Dans le cas où les paramètres par défaut ne vous conviennent pas, il vous faudra cliquer sur le bouton « Continuer ».
Procédure de création d’un sondage en ligne faisant intervenir plusieurs invités
Lorsque vous souhaitez créer un doodle avec plusieurs participants, la procédure est presque la même que celle décrite pour le cas d’un évènement simple. Voici les détails pour vous permettre de comprendre le fonctionnement de Doodle.
- Rendez-vous sur le site officiel de Doodle ;
- Une fois sur la page d’accueil, cliquez sur « Planifier un évènement » ;
- Donnez un titre à votre évènement et un descriptif pour que vos invités sachent de quoi il est question ;
- Cliquez sur « Continuer » ;
- Allez dans le calendrier pour choisir les heures dates idoines pour votre événement;
- Après le choix des dates et horaires de votre évènement, cliquer sur le bouton « Continuer » afin de choisir les personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion;
- Donnez-leur ensuite leurs identifiants et mots et passe pour accéder à la réunion ;
- Dès lors qu’ils ont reçu le lien d’invitation, ils doivent cliquer sur le bouton « Participer » pour se connecter à la réunion ;
Création d’un doodle avec dates de réunion multiples
Pour bien planifier vos évènements, vous devez proposer au minimum trois dates aux participants dans le but d’accroître leurs responsabilités. Commencez d’abord par vous identifier sur la plateforme et ensuite cliquer ensuite sur « Créer un Rdv ». Indiquez enfin l’objet du rendez-vous en suggérant un titre.
Décrivez ensuite l’objectif de votre réunion ou alors le thème de l’évènement, choisissez une ou plusieurs dates et des heures qui vous conviennent. Doodle va générer une page web avec votre planning plus un lien que vous allez pouvoir envoyer aux invités afin qu’ils donnent la confirmation de leur participation à la réunion.
Procédure de création d’un tableau Doodle
Rendez-vous dans votre tableau de bord Doodle et ensuite cliquez sur l’onglet « Créer un nouveau sondage ». Par la suite appuyez sur le bouton « Faire un choix ». Vous allez ainsi pouvoir donner un titre à votre questionnaire, y ajouter un lieu et une brève description (question de donner des précisions sur la nature de votre sondage aux personnes que vous souhaitez inviter).
Lorsque vous avez indiqué toutes les informations (lieu, description, etc.) de votre réunion de travail, il vous reste juste à remplir votre nom, prénom et adresse email (c’est à cette adresse que vous allez recevoir l’URL qui sera générée pour la réunion en ligne).
Démarche pour trouver une date commune lors de la création d’un doodle gratuit
Vous devez vous rendre sur la page officielle du site de Doodle et saisir le nom de votre évènement puis cliquer sur « Créer un sondage ». Enfin il faudra appuyer sur le bouton « Continuer » pour faire parvenir votre invitation doodle à vos invités ;
Vous pouvez également faire un copier/coller de la liste des adresses emails (en veillant à les séparer par une virgule). Par la suite, vous allez saisir un message personnalisé pour accompagner vos envois. Une fois que c’est fait, cliquez sur l’onglet « Je souhaite suivre les personnes » et puis sur « Envoyer » pour finaliser l’envoi des invitations.